Mise en place de Microsoft Power BI chez Phaselec
En août 2023, Phaselec nous a confié la refonte de son tableau de bord Power BI pour transformer son pilotage financier. Résultat : un suivi précis des budgets et prévisions, 2 jours gagnés chaque mois, et un directeur autonome et serein dans ses décisions stratégiques.
de gagnés par mois
de traitements manuels
d'économisés par an
"J'ai sollicité Alexandre pour améliorer un dashboard comptable réalisé avec ses tutos. Il a enrichi mon travail en challengeant les données suivies et a proposé un véritable outil de pilotage, transformant ma vision en un véritable outil de gestion me donnant des indicateurs clés. Alexandre lit et comprend vos besoins. Son passé de contrôleur de gestion est un véritable atout. Merci Alexandre !"
Philippe Marchay
Dirigeant
chez
Phaselec
Présentation
En août 2023, Philippe, Directeur chez Phaselec, nous contacte pour un projet Power BI. Philippe a déjà suivi une formation Power BI auprès de notre organisme partenaire, formationpowerbi.fr. Il souhaite une refonte de son tableau de bord existant avec la mise en place d'une comptabilité analytique et la gestion multi-scénarios. C'est ainsi qu'il s'est tourné vers nous. Phaselec est une entreprise spécialisée dans le secteur d'activité des travaux d'installation électrique dans tous locaux. En quelques chiffres, Phaselec a réalisé un chiffre d'affaires de 950 000 euros en 2023, et emploie environ 10 collaborateurs.
Problématique
Le pilotage de l'entreprise n'était pas satisfaisant en raison du manque d'indicateurs pertinents et de l'absence de comparaison multi-scénarios (budget, prévisions 1, prévisions 2, etc.), ce qui entraînait une analyse compliquée et peu détaillée.
Diagnostic et recommandations
La première étape de notre méthodologie consiste à recueillir les besoins des utilisateurs et à comprendre les différentes problématiques au sein de l'entreprise. Dans le cas de Phaselec, il nous semble évident de proposer la mise en place du suivi budgétaire et des prévisions sur Excel, stockées sur SharePoint, pour favoriser la collaboration et la connectivité. Afin de consolider les réalisations et les budgets sous forme visuelle, nous avons privilégié l'utilisation de Microsoft Power BI pour fournir un rapport sur-mesure, dynamique et collaboratif, s'intégrant parfaitement dans l'écosystème de l'entreprise.
Mise en place de la solution
Notre processus se déroule en 7 étapes :
Besoins utilisateurs et maquettage :
Il est essentiel de recueillir l'ensemble des besoins, de déterminer qui seront les utilisateurs finaux et d'avoir une idée globale des indicateurs à suivre.
Audit et Collecte des données :
La collecte de tous les fichiers et bases de données nécessaires à l'alimentation du rapport est cruciale à cette étape. Nous définissons les normes, référentiels et règles métiers appliqués dans les fichiers. C'est à cette étape que nous demandons à Philippe de nous fournir tous les fichiers Excel qu'il utilise actuellement pour relever toutes les règles métiers associées. Une étude de l'existant est un prérequis. Nous mettons ensuite toutes les règles de gestion à plat pour commencer à définir notre requête automatisée.
Préparation des données :
Le travail préparatoire sur les données consiste à les nettoyer, les enrichir et les modéliser de manière à ce qu'elles soient propres à la visualisation. Nous respectons les modèles standards de transformation par affinage BSG.
Visualisation des données :
Construction de l'interface utilisateur selon le maquettage prédéfini, avec des suggestions d'indicateurs et de visualisations conformes aux normes de datavisualisation et aux bonnes pratiques.
Test et mise en production de l'application :
Test de l'application à grande échelle dans son environnement de production, relevé des anomalies et corrections, puis mise en production sur la version finalisée.
Formation sur-mesure :
Suite à la livraison du rapport Power BI (fichier .pbix) et à la mise en production sur le service en ligne Power BI, nous dispensons une formation sur-mesure de quelques heures pour garantir l'autonomie de Philippe dans la modification de l'application. De plus, nous fournissons un accès e-learning dédié sur la plateforme https://www.formationpowerbi.fr.
Support :
Suite à la formation, nous garantissons un support sur l'équivalent de 2 à 3 clôtures mensuelles pour intervenir rapidement (moins de 24 heures) et effectuer les modifications si besoin.
Résultats
Aujourd'hui, le pilotage de l'entreprise prend peu de temps et Philippe peut analyser dans le détail ses écarts et prendre des décisions pour redresser la barre rapidement. Il faut compter le temps requis pour effectuer les extractions depuis InexWeb du grand-livre, mais une connexion directe aux bases devrait être envisagée prochainement. Au total, c'est plus de 2 jours gagnés par mois pour Philippe. Il est un chef d'entreprise heureux.
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