Comment automatiser un reporting avec Power BI ?

Avec les bons outils, les processus adéquats et une formation sur-mesure, le contrôle de gestion peut être grandement automatisé. Pour quels bénéfices ? Des données plus fiables, des prises de décisions éclairées et des collaborateurs épanouis.

Cependant, l’automatisation du contrôle de gestion n’est pas une simple formalité. C’est un projet à mettre en œuvre avec minutie. Dans cet article, nous vous expliquons les étapes à suivre pour automatiser le contrôle de gestion de votre entreprise.

Voici six principaux bénéfices de l'automatisation du contrôle de gestion pour une entreprise :

• Des données plus précises et fiables : L'automatisation réduit les erreurs humaines dans le traitement des données, garantissant ainsi une plus grande fiabilité des informations utilisées pour la prise de décision.
• Un gain de temps considérable : En éliminant les tâches répétitives et chronophages liées au traitement manuel des données, l'automatisation libère du temps pour les contrôleurs de gestion. Ils peuvent alors se concentrer sur des analyses stratégiques et des conseils actionnables.
• Un accès aux informations en temps réel : L'automatisation permet une mise à jour continue et en temps réel des reportings, KPIs et tableaux de bord. Les dirigeants et les managers peuvent ainsi suivre la performance de l'entreprise instantanément et prendre rapidement des décisions.
• Des rapports exhaustifs et standardisés : Avec un contrôle de gestion automatisé, tout le monde s’appuie sur la même information, en utilisant les mêmes outils. Terminé les fichiers Excel ou Powerpoint où personne ne se base sur les mêmes chiffres.
• Une réduction des coûts : En minimisant la nécessité d'intervention manuelle dans les processus de contrôle de gestion, l'automatisation contribue à réduire les coûts opérationnels. Cela inclut des économies sur les ressources humaines et les erreurs potentielles.
• Amélioration de la conformité et de la sécurité : Les processus automatisés minimisent les risques de non-conformité et de violations de données.

Des bénéfices qui donnent envie, n’est-ce pas ? 😄

Voyons maintenant comment lancer un projet d’automatisation du contrôle de gestion.

1. Analyser les besoins des utilisateurs : Commencez par dialoguer avec les contrôleurs de gestion et les utilisateurs finaux pour identifier précisément leurs besoins et les défis qu'ils rencontrent avec les processus actuels. Cette compréhension directe est cruciale pour cibler l'automatisation là où elle sera la plus bénéfique.
2. Évaluer les processus actuels : Examinez les processus de gestion en place pour détecter les inefficacités ou les tâches répétitives qui pourraient être automatisées. L'objectif est de repérer les opportunités où l'automatisation peut apporter une amélioration significative.
3. Définir les objectifs d'automatisation : Établissez des objectifs clairs pour l'automatisation, qu'ils concernent la réduction du temps de traitement, l'amélioration de la précision des données, ou l'accès en temps réel aux informations financières.
4. Sélectionner les technologies et les outils : Choisissez les outils et les technologies qui répondent le mieux aux besoins et objectifs identifiés. Assurez-vous que ces outils sont compatibles avec les systèmes existants et qu'ils sont évolutifs pour accompagner la croissance de l'entreprise.
5. Intégrer et configurer les outils : Implémentez et configurez les outils sélectionnés pour automatiser les processus identifiés. Cette étape doit être effectuée avec soin pour garantir une transition fluide et une intégration réussie.
6. Former les utilisateurs : Organisez des sessions de formation pour que les utilisateurs comprennent comment utiliser les nouveaux systèmes et outils. L'engagement des utilisateurs est essentiel pour une transition réussie.
7. Tests et mise en œuvre : Avant le déploiement complet, testez le système pour assurer qu'il fonctionne comme prévu et ajustez-le si nécessaire. Cela aide à minimiser les interruptions lors de la mise en œuvre complète.
8. Suivi et amélioration continue : Une fois l'automatisation en place, continuez à surveiller son efficacité et à chercher des améliorations potentielles. L'automatisation est un processus dynamique qui peut nécessiter des ajustements réguliers pour maximiser ses bénéfices.

La technologie centrale d'un contrôle de gestion automatisé, c'est la business intelligence (informatique décisionnelle). Il s'agit d'un ensemble de processus, d'architectures et de technologies qui transforment les données brutes en informations utiles aux prises de décisions.

La BI permet aux entreprises de collecter des données de multiples sources, de les analyser et de les visualiser à travers des dashboards interactifs, offrant ainsi une compréhension approfondie des tendances, des performances et des opportunités.

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Grâce à cette technologie, les dirigeants peuvent accéder à des informations clés en temps réel, optimiser les opérations, prévoir les tendances futures et mieux aligner leurs stratégies avec les objectifs organisationnels.

Si on entre un peu plus dans le détail, les outils et langages utilisés pour automatiser le contrôle de gestion sont principalement : 

• Microsoft Fabric : Cette plateforme d’analyse de données offre une solution complète pour les entreprises cherchant à centraliser et optimiser leur gestion de données. MS Fabric fournit des services intégrés de traitement, stockage, visualisation, et analyse des données, facilitant ainsi une vue d'ensemble cohérente et actualisée des activités financières.
• Power BI : Outil de BI phare de Microsoft, Power BI se distingue par sa capacité à créer des reportings visuels, dynamiques et interactifs. Il aide les dirigeants et les managers à prendre des décisions rapidement, grâce à des dashboards et des analyses en temps réel. Power BI, intégré à MS Fabric, amplifie l'accessibilité et l'interactivité des données.
• Python : Pour les tâches nécessitant une manipulation de données avancée, Python s'avère indispensable. Grâce à ses bibliothèques spécialisées comme Pandas et NumPy, Python excelle dans le traitement efficace des données, permettant des analyses complexes et la personnalisation des processus d'automatisation au sein de la BI.
• SQL : Le langage SQL est incontournable pour la gestion des bases de données. Il joue un rôle crucial dans l'extraction, la manipulation et la gestion des données, assurant une fondation solide pour les rapports et analyses automatisés.

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Voici cinq raisons d’automatiser le contrôle de gestion de son entreprise avec Microsoft Fabric :

1. Une Intégration complète : MS Fabric offre une intégration fluide avec d'autres outils et plateformes Microsoft, comme Power BI et Sharepoint. Cela simplifie la consolidation des données et améliore l'efficacité opérationnelle en réduisant le temps consacré à la manipulation de données disparates.
2. Une sécurité renforcée : Fabric bénéficie des protocoles de sécurité de haut niveau de Microsoft, garantissant la protection des données sensibles de l'entreprise contre les accès non autorisés et les menaces extérieures.
3. Une personnalisation avancée : MS Fabric permet une personnalisation profonde de l'interface utilisateur et des fonctionnalités, permettant aux entreprises de créer des solutions sur mesure qui répondent précisément à leurs besoins spécifiques en matière de contrôle de gestion.
4. Un gain d’efficacité : La plateforme facilite l'automatisation des processus répétitifs et chronophages, tels que la saisie de données et la génération de rapports, ce qui permet aux contrôleurs de gestion de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
5. Accès et collaboration améliorés : MS Fabric soutient une collaboration efficace grâce à ses capacités de partage et d'accès en temps réel aux informations, permettant aux équipes de travailler ensemble de manière plus fluide, indépendamment de leur emplacement géographique.

"Le contrôle de gestion est un métier transversal de l'entreprise, il y a donc une multiplicité de sources de données et des règles métiers spécifiques à appliquer, tout cela est compliqué à gérer dans de simples fichiers Excel. L'utilisation d'une plateforme data peut être une solution pour automatiser ces traitements."

Avis d’expert — Alexandre  Stevens

Stalx, c’est l’histoire d’un contrôleur de gestion qui s’est spécialisé dans la data et la BI. Cette double compétence nous permet de créer des outils de business intelligence sur-mesure pour chaque PME.

Pour en savoir plus sur nos services, consultez notre page Développement MS Fabric et Power BI ou réservez un rendez-vous avec un de nos experts.

Power BI est l’outil de business intelligence star de Microsoft. Il permet de se connecter à de multiples sources de données pour créer des outils d’analyse consultables en temps réel. C’est une révolution pour le pilotage d’entreprises de toutes tailles.

Dans cet article, découvrez quels sont les avantages de Power BI pour le contrôle de gestion et quels sont les cas d’usage les plus fréquents (et utiles 😉).

Avant de vous parler de Power BI, il nous semble important de rappeler ce qu’est le contrôle de gestion et pourquoi est-ce très important pour les dirigeants.

Dans les entreprises, le contrôle de gestion a pour rôle d’aider les dirigeants et leurs managers à prendre de bonnes décisions dans les meilleurs temps.

Comment ?

En mettant à leur disposition des outils de pilotage comme des tableaux de bord, des rapports, des indicateurs ou des analyses par exemple.

Le contrôle de gestion puise dans différentes sources de données (comptabilité, CRM, ERP) pour en extraire des informations clés pour les décideurs :

• Quelle est la marge de tel produit, dans tel secteur, sur telle période ?
• Quel est l’écart entre le budget marketing et les dépenses réalisées ce trimestre ?
• Quel est le besoin de recrutement dans les 6 prochains mois par rapport à l’activité prévue ?
• Quels sont les 20% de nos clients qui génèrent 80% de nos ventes à l’export ?

Plus l’entreprise grandit et se confronte à de nouveaux challenges, plus le dirigeant a besoin d’informations clés pour prendre des décisions rationnelles. C’est pourquoi le contrôle de gestion est une fonction centrale dans les entreprises.

Excel a longtemps était l'outil phare, le plus utilisé par les contrôleurs de gestion, mais avec l'accroissement des volumes de données et la multiplicité des sources de données, ce dernier montre des limites et se voit remplacer en partie par Power BI. On vous explique pourquoi.

Avantage #1 - La fiabilité

Power BI est un outil développé par Microsoft, un géant du logiciel. Depuis de nombreuses années, Power BI est le leader du marché des outils de business intelligence (source : Gartner).

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C’est un logiciel utilisé chaque jour par des milliers d’utilisateurs. Lorsque vous lancez Power BI sur votre PC, vous n’avez pas besoin de vous poser des questions quant à la robustesse et la fiabilité de cet outil : c’est le meilleur du marché et il le restera encore longtemps.

Avantage #2 - La connectivité

Power BI peut se connecter à de nombreuses sources de données internes et externes à l’entreprise. Fichiers Excel ou CSV stockés sur vos serveurs, logiciels de gestion (comptabilité, achats, RH, etc.), bases de données, Web… Power BI peut se brancher sur la grande majorité des sources de données qui vous intéressent.

Avantage #3 - la flexibilité

Comme lorsque vous ouvrez un classeur Excel pour la première fois, avec Power BI, vous partez d’une feuille blanche. Les nombreuses fonctionnalités de l’outil vous permettent de créer des outils sur-mesure pour votre entreprise, en illimité. C’est un énorme avantage par rapport à des logiciels SaaS proposant des outils de gestion standardisés.

Avantage #4 - La convivialité

Power BI est un outil collaboratif sur lequel plusieurs personnes peuvent travailler, commenter et partager des informations. L’outil est disponible sur PC, tablette et smartphone. Ainsi, les utilisateurs peuvent consulter leurs rapports n’importe quand, depuis n’importe où (pratique pour un dirigeant, un commercial ou un responsable de production par exemple 😉).

Avantage #5 - La sécurité

Les fonctionnalités d’administration de Power BI permettent aux responsables de gérer les droits des utilisateurs. Vous pouvez ainsi décider qui a le droit de consulter, commenter ou modifier tel ou tel rapport.

Vous pouvez également :

• Automatiser l’envoi d’alertes lorsqu’un événement se produit.
• Consulter l’historique des modifications et restaurer une ancienne version.
• Garder la main sur vos données si vous souhaitez les héberger sur vos propres serveurs.‍
• Filtrer les données accessibles selon l’utilisateur (poste, responsabilités, interne/externe).

''Nous savons à quel point préparer ses analyses en contrôle de gestion peut être chronophage, l'automatisation des traitements de données est un point majeur dans cet outil''

Avis d’expert — Alexandre  Stevens

Réel vs Budget

Mettre en place des budgets (et les actualiser régulièrement), c’est une première étape indispensable pour piloter une entreprise. Vous avez des objectifs de recettes et de dépenses bien définis, et vous mettez en face des moyens et des actions pour les atteindre dans les meilleurs temps.

Une fois vos budgets validés, vous ne pouvez pas laisser ce fichier dans son coin et passer à autre chose. Il vous faut savoir où en est votre entreprise par rapport à ces budgets, tout au long de l’année.

Avec Power BI, vous pouvez créer un tableau de bord permettant d’analyser les écarts entre vos budgets et votre comptabilité. En effet, l’outil est capable de se connecter en temps réel avec votre outil de planification budgétaire et votre comptabilité.

Cerise sur le gâteau, Power BI calcule automatiquement les écarts et vous permet de détecter les causes racines de sous-performance ou de sur-performance

Ainsi, si votre comptabilité est à jour, vous êtes capables de connaître en temps réel l’avancement de votre entreprise par rapport aux objectifs que vous vous êtes fixés.

Prévisions financières

Chaque jour, les dirigeants doivent prendre des décisions qui impacteront fortement la vie de l’entreprise. Ces choix doivent s’appuyer sur des chiffres et des scénarios afin de ne pas mettre la trésorerie, les marges et les équipes dans une mauvaise situation.

• Si vous acceptez cette nouvelle commande, quel sera l’impact sur votre chiffre d’affaires, votre BFR et votre capacité de production ?
• Si vous investissez dans cette nouvelle machine, quels seront les flux de trésorerie prévisionnels sur 5 ans ?
• Comment connaître votre EBITDA à +90 jours en fonction de 3 scénarios plus ou moins optimistes ?

Power BI vous permet de créer des prévisions financières en vous basant sur différentes données (comptabilité, budgets, fichiers Excel, etc.). Ces prévisions peuvent s’afficher sous une multitude de visuels, vous permettant de mieux comprendre ces chiffres complexes (courbes, graphiques, indicateurs, tableaux, etc.).

Analyses des performances

Le nerf de la guerre pour de nombreuses entreprises, c’est de livrer leurs clients dans les délais, les coûts et la qualité attendus. Le respect de ces trois points, c’est ce qu’on appelle la performance.

Afin de vous assurer que votre entreprise délivre ses produits ou services sans s’éloigner des exigences de coûts, de délais et de qualité, il vous faut suivre tout un tas d’indicateurs à jour en temps réel.

Power BI vous permet de créer et de suivre en temps réel ces indicateurs et de détecter les écarts de performance. Imaginez :

• Un tableau de bord vous permettant de suivre les coûts de revient, les délais de livraison, ou les coûts de non-qualité en temps réel.
• Un outil de gestion qui vous alerte lorsqu’un seuil de vigilance est dépassé.
• Un espace collaboratif vous permettant de questionner les opérationnels sur tel ou tel chiffre.

Tout cela est possible, grâce à Power BI.

Analyses des ventes

Votre comptabilité vous permet de suivre vos ventes par clients. C’est bien, mais ce n’est pas suffisant.

• Comment savoir quels produits se vendent le mieux, dans quel secteur, pour quel type de client ?
• Comment faire pour comparer les ventes actuelles aux ventes passées et/ou futures ?
• Comment détecter rapidement des baisses ou des hausses de ventes d’un produit ou service précis ?

La réponse est simple. Il vous suffit de deux choses :

• Une comptabilité analytique
• Un reporting lié à cette comptabilité

Power BI vous permet de croiser vos données comptables et commerciales afin de connaître vos niveaux de ventes par produit, client, région ou commercial. Grâce à ses fonctionnalités de datavisualisation, Power BI restitue toutes ces données sous forme de tableaux, d’indicateurs ou de graphiques qui vous permettent de mieux comprendre vos résultats.

Suivi des marges

Suivre vos ventes, c’est bien. Mais suivre vos marges, c’est encore mieux. Le niveau supérieur (par rapport au paragraphe précédent), c’est l’agrégation des ventes avec les coûts correspondants. C’est ainsi que vous pouvez connaître vos marges par produit, client, secteur ou commercial.

Power BI se connecte à votre comptabilité et à votre logiciel commercial afin de calculer vos marges en temps réel. C’est un des usages les plus incontournables en contrôle de gestion.

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Avec Power BI, les possibilités de créer des outils de pilotage sur-mesure sont infinies. Chaque entreprise est unique et nécessite des outils de contrôle de gestion qui lui sont propres. C’est pour cela que Power BI est l’outil incontournable pour le pilotage des performances de votre business.

Stalx, c’est l’histoire d’un contrôleur de gestion qui s’est spécialisé dans la data et la BI. Cette double compétence nous permet de créer des outils de business intelligence sur-mesure pour chaque PME. Pour en savoir plus sur nos services, consultez notre page développement Power BI ou réservez directement un rendez-vous avec un de nos experts.