Comment automatiser le contrôle de gestion de son entreprise ?

Avec l’explosion des capacités de calcul, du cloud et de l’IA, l’automatisation des reportings est à portée de main de toutes les entreprises. Un reporting automatisé, c’est un gain de temps énorme et une fiabilité des données permettant de prendre des décisions éclairées dans les meilleurs temps.

Mais mettre en place un reporting automatisé, c’est un projet à prendre avec des pincettes. Dans cet article, nous vous expliquons les étapes clés et les meilleurs outils à votre disposition.

Pourquoi les entreprises de toutes tailles se lancent-elles dans des projets d’automatisation de leurs reportings ? Voici les principaux avantages : 

• Un gain de temps significatif : L'automatisation du reporting élimine les tâches manuelles répétitives, réduisant ainsi le temps passé à compiler et à vérifier les données. Cela libère les employés pour se concentrer sur des analyses plus stratégiques et la prise de décision (on en reparle un peu plus bas 😉).
• Une précision accrue : Les erreurs humaines sont minimisées lorsque les processus sont automatisés. Les rapports générés automatiquement offrent une fiabilité et une précision augmentées, ce qui est crucial pour des décisions stratégiques et opérationnelles.
• La disponibilité en temps réel : Les reportings automatisés sont directement reliés aux sources de données (ERP, logiciel comptable, CRM, etc.). Ainsi, les informations disponibles sont à jour en temps réel.
• Cohérence et standardisation : L'automatisation assure que chaque rapport est généré en suivant les mêmes procédures et formats, garantissant une cohérence qui facilite la comparaison et le suivi des performances au fil du temps.
• L’optimisation des ressources : En réduisant le besoin de ressources humaines pour la création de rapports, les entreprises peuvent réaffecter ces ressources à des activités à plus forte valeur ajoutée.

✨ Bonus - Amélioration de l'engagement des employés : En automatisant les reportings, les équipes passent moins de temps à saisir et à contrôler des données, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches plus valorisantes et stratégiques. Cela peut accroître leur satisfaction au travail et leur donner un sentiment de contribution à l'entreprise plus significatif.

1. Analyse des besoins des utilisateurs : Avant toute chose, il est crucial de comprendre en profondeur les besoins spécifiques des utilisateurs finaux du reporting. Cela implique de dialoguer directement avec eux pour saisir leurs exigences, les défis qu'ils rencontrent avec les systèmes actuels, et les résultats qu'ils espèrent obtenir. Cette étape définit le cadre du projet et assure que les solutions mises en place seront véritablement utiles.
2. Sélection des outils et technologies : En fonction des besoins recueillis, il faut ensuite choisir les outils de BI et les technologies d'automatisation les mieux adaptés. Pour les PME, il est souvent préférable de choisir des solutions qui offrent un bon équilibre entre coût, facilité d'intégration, et fonctionnalités sophistiquées, tout en s'assurant de leur scalabilité pour accompagner la croissance de l'entreprise (nous en parlerons dans le prochain paragraphe 😉).
3. Conception du système de reporting : Place au développement d’un prototype de reporting automatisé, qui intégrera les données pertinentes à partir des systèmes existants. Cette étape inclut la création de modèles de données efficaces et la configuration de dashboards et de visualisations qui répondent aux attentes des utilisateurs finaux.
4. Tests et validations avec les utilisateurs : Impliquez les utilisateurs finaux dans la phase de test pour s'assurer que les reportings automatisés répondent bien à leurs attentes. Recueillez leurs feedbacks pour affiner le système, corriger les erreurs potentielles, et optimiser les fonctionnalités pour une meilleure expérience utilisateur.
5. Déploiement et formation : Une fois les tests validés, vous pouvez déployer le système de reporting automatisé dans l'environnement de production. Assurez-vous de former les utilisateurs finaux et les équipes de support technique pour qu'ils puissent exploiter pleinement les capacités du système.
6. Suivi, maintenance et amélioration continue : L'automatisation du reporting n'est pas un processus figé. Il nécessite un suivi régulier pour évaluer son efficacité, avec des ajustements et des mises à jour périodiques basés sur l'évolution des besoins de l'entreprise et les retours des utilisateurs.

Pour optimiser l'automatisation du reporting dans les services financiers de PME, choisir des outils et des technologies appropriés est essentiel. Chez Stalx, nous avons accompagné des dizaines d’entreprises dans l'automatisation de leurs reportings financiers. Voici les principaux outils que nous utilisons :

• Microsoft Fabric : Fabric est une plateforme d’analyse de données complète, conçue pour les entreprises en quête d'une solution globale. MS Fabric propose un éventail de services de traitement, stockage, visualisation et analyse de la donnée.
• Power BI : Power BI est l’outil de business intelligence de Microsoft. Il permet de créer des reportings visuels, dynamiques et fiables pour aider les managers et dirigeants à prendre des décisions dans les meilleurs temps. Power BI est une des briques de MS Fabric.
• Python : Pour des manipulations de données plus sophistiquées et des tâches d'automatisation, Python est extrêmement utile. Ses bibliothèques comme Pandas et NumPy permettent un traitement efficace des données, leur analyse, et leur visualisation.
• SQL : Indispensable pour la manipulation des données, SQL permet de gérer les bases de données efficacement. Il joue un rôle crucial dans l'extraction précise des données nécessaires pour l'élaboration de rapports.

💡 Il faudra également veiller à sécuriser au maximum l’accès aux données, avec des process et des outils de cybersécurité.

En combinant ces outils, les PME peuvent non seulement automatiser leurs processus de reporting de manière efficace mais aussi garantir que ces reportings sont à la fois visuellement attrayants et riches en informations pertinentes, facilitant ainsi la prise de décision stratégique.

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Automatiser un reporting avec Power BI présente de nombreux avantages pour les entreprises : 

• Le leadership : En tant que leader du marché des logiciels BI depuis plusieurs années, Power BI est soutenu par l'innovation continue de Microsoft, garantissant des fonctionnalités à la pointe de la technologie et des mises à jour régulières.
• L’intégration : Power BI s'intègre parfaitement avec de nombreuses sources de données et applications Microsoft, comme Excel et SharePoint, ainsi que d'autres outils externes, simplifiant ainsi le processus d'agrégation de données.
• Des outils d'analyse avancés : Power BI propose des capacités analytiques avancées, incluant l'intelligence artificielle et le machine learning, pour des analyses et des prédictions poussées. C’est aussi un réservoir de visuels presque infini, permettant de faire parler la donnée (data visualisation et data storytelling).
• La sécurité : Développé par le géant Microsoft, Power BI est conforme aux normes de sécurité les plus strictes, offrant des fonctionnalités robustes de gestion des accès et de protection des données.
• La flexibilité : Les utilisateurs peuvent personnaliser les dashboards et les rapports pour répondre à des besoins spécifiques (une flexibilité sans égale, pour des rapports personnalisés et dynamiques).
• La communauté : Power BI bénéficie d'une large communauté d'utilisateurs et de développeurs. Résultat ? Un vaste éventail de ressources, de tutoriels et de forums pour le support et l'apprentissage.
• La scalabilité : Adapté aux entreprises de toutes tailles, de la start-up à la multinationale, Power BI peut évoluer selon les besoins croissants en données et en utilisateurs.

Stalx, c’est l’histoire d’un contrôleur de gestion qui s’est spécialisé dans la data et la BI. Cette double compétence nous permet de créer des outils de business intelligence sur-mesure pour chaque PME.

Pour en savoir plus sur nos services, consultez notre page reporting financier ou réservez un rendez-vous avec un de nos experts.

Power BI est l’outil de business intelligence star de Microsoft. Il permet de se connecter à de multiples sources de données pour créer des outils d’analyse consultables en temps réel. C’est une révolution pour le pilotage d’entreprises de toutes tailles.

Dans cet article, découvrez quels sont les avantages de Power BI pour le contrôle de gestion et quels sont les cas d’usage les plus fréquents (et utiles 😉).

Avant de vous parler de Power BI, il nous semble important de rappeler ce qu’est le contrôle de gestion et pourquoi est-ce très important pour les dirigeants.

Dans les entreprises, le contrôle de gestion a pour rôle d’aider les dirigeants et leurs managers à prendre de bonnes décisions dans les meilleurs temps.

Comment ?

En mettant à leur disposition des outils de pilotage comme des tableaux de bord, des rapports, des indicateurs ou des analyses par exemple.

Le contrôle de gestion puise dans différentes sources de données (comptabilité, CRM, ERP) pour en extraire des informations clés pour les décideurs :

• Quelle est la marge de tel produit, dans tel secteur, sur telle période ?
• Quel est l’écart entre le budget marketing et les dépenses réalisées ce trimestre ?
• Quel est le besoin de recrutement dans les 6 prochains mois par rapport à l’activité prévue ?
• Quels sont les 20% de nos clients qui génèrent 80% de nos ventes à l’export ?

Plus l’entreprise grandit et se confronte à de nouveaux challenges, plus le dirigeant a besoin d’informations clés pour prendre des décisions rationnelles. C’est pourquoi le contrôle de gestion est une fonction centrale dans les entreprises.

Excel a longtemps était l'outil phare, le plus utilisé par les contrôleurs de gestion, mais avec l'accroissement des volumes de données et la multiplicité des sources de données, ce dernier montre des limites et se voit remplacer en partie par Power BI. On vous explique pourquoi.

Avantage #1 - La fiabilité

Power BI est un outil développé par Microsoft, un géant du logiciel. Depuis de nombreuses années, Power BI est le leader du marché des outils de business intelligence (source : Gartner).

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C’est un logiciel utilisé chaque jour par des milliers d’utilisateurs. Lorsque vous lancez Power BI sur votre PC, vous n’avez pas besoin de vous poser des questions quant à la robustesse et la fiabilité de cet outil : c’est le meilleur du marché et il le restera encore longtemps.

Avantage #2 - La connectivité

Power BI peut se connecter à de nombreuses sources de données internes et externes à l’entreprise. Fichiers Excel ou CSV stockés sur vos serveurs, logiciels de gestion (comptabilité, achats, RH, etc.), bases de données, Web… Power BI peut se brancher sur la grande majorité des sources de données qui vous intéressent.

Avantage #3 - la flexibilité

Comme lorsque vous ouvrez un classeur Excel pour la première fois, avec Power BI, vous partez d’une feuille blanche. Les nombreuses fonctionnalités de l’outil vous permettent de créer des outils sur-mesure pour votre entreprise, en illimité. C’est un énorme avantage par rapport à des logiciels SaaS proposant des outils de gestion standardisés.

Avantage #4 - La convivialité

Power BI est un outil collaboratif sur lequel plusieurs personnes peuvent travailler, commenter et partager des informations. L’outil est disponible sur PC, tablette et smartphone. Ainsi, les utilisateurs peuvent consulter leurs rapports n’importe quand, depuis n’importe où (pratique pour un dirigeant, un commercial ou un responsable de production par exemple 😉).

Avantage #5 - La sécurité

Les fonctionnalités d’administration de Power BI permettent aux responsables de gérer les droits des utilisateurs. Vous pouvez ainsi décider qui a le droit de consulter, commenter ou modifier tel ou tel rapport.

Vous pouvez également :

• Automatiser l’envoi d’alertes lorsqu’un événement se produit.
• Consulter l’historique des modifications et restaurer une ancienne version.
• Garder la main sur vos données si vous souhaitez les héberger sur vos propres serveurs.‍
• Filtrer les données accessibles selon l’utilisateur (poste, responsabilités, interne/externe).

''Nous savons à quel point préparer ses analyses en contrôle de gestion peut être chronophage, l'automatisation des traitements de données est un point majeur dans cet outil''

Avis d’expert — Alexandre  Stevens

Réel vs Budget

Mettre en place des budgets (et les actualiser régulièrement), c’est une première étape indispensable pour piloter une entreprise. Vous avez des objectifs de recettes et de dépenses bien définis, et vous mettez en face des moyens et des actions pour les atteindre dans les meilleurs temps.

Une fois vos budgets validés, vous ne pouvez pas laisser ce fichier dans son coin et passer à autre chose. Il vous faut savoir où en est votre entreprise par rapport à ces budgets, tout au long de l’année.

Avec Power BI, vous pouvez créer un tableau de bord permettant d’analyser les écarts entre vos budgets et votre comptabilité. En effet, l’outil est capable de se connecter en temps réel avec votre outil de planification budgétaire et votre comptabilité.

Cerise sur le gâteau, Power BI calcule automatiquement les écarts et vous permet de détecter les causes racines de sous-performance ou de sur-performance

Ainsi, si votre comptabilité est à jour, vous êtes capables de connaître en temps réel l’avancement de votre entreprise par rapport aux objectifs que vous vous êtes fixés.

Prévisions financières

Chaque jour, les dirigeants doivent prendre des décisions qui impacteront fortement la vie de l’entreprise. Ces choix doivent s’appuyer sur des chiffres et des scénarios afin de ne pas mettre la trésorerie, les marges et les équipes dans une mauvaise situation.

• Si vous acceptez cette nouvelle commande, quel sera l’impact sur votre chiffre d’affaires, votre BFR et votre capacité de production ?
• Si vous investissez dans cette nouvelle machine, quels seront les flux de trésorerie prévisionnels sur 5 ans ?
• Comment connaître votre EBITDA à +90 jours en fonction de 3 scénarios plus ou moins optimistes ?

Power BI vous permet de créer des prévisions financières en vous basant sur différentes données (comptabilité, budgets, fichiers Excel, etc.). Ces prévisions peuvent s’afficher sous une multitude de visuels, vous permettant de mieux comprendre ces chiffres complexes (courbes, graphiques, indicateurs, tableaux, etc.).

Analyses des performances

Le nerf de la guerre pour de nombreuses entreprises, c’est de livrer leurs clients dans les délais, les coûts et la qualité attendus. Le respect de ces trois points, c’est ce qu’on appelle la performance.

Afin de vous assurer que votre entreprise délivre ses produits ou services sans s’éloigner des exigences de coûts, de délais et de qualité, il vous faut suivre tout un tas d’indicateurs à jour en temps réel.

Power BI vous permet de créer et de suivre en temps réel ces indicateurs et de détecter les écarts de performance. Imaginez :

• Un tableau de bord vous permettant de suivre les coûts de revient, les délais de livraison, ou les coûts de non-qualité en temps réel.
• Un outil de gestion qui vous alerte lorsqu’un seuil de vigilance est dépassé.
• Un espace collaboratif vous permettant de questionner les opérationnels sur tel ou tel chiffre.

Tout cela est possible, grâce à Power BI.

Analyses des ventes

Votre comptabilité vous permet de suivre vos ventes par clients. C’est bien, mais ce n’est pas suffisant.

• Comment savoir quels produits se vendent le mieux, dans quel secteur, pour quel type de client ?
• Comment faire pour comparer les ventes actuelles aux ventes passées et/ou futures ?
• Comment détecter rapidement des baisses ou des hausses de ventes d’un produit ou service précis ?

La réponse est simple. Il vous suffit de deux choses :

• Une comptabilité analytique
• Un reporting lié à cette comptabilité

Power BI vous permet de croiser vos données comptables et commerciales afin de connaître vos niveaux de ventes par produit, client, région ou commercial. Grâce à ses fonctionnalités de datavisualisation, Power BI restitue toutes ces données sous forme de tableaux, d’indicateurs ou de graphiques qui vous permettent de mieux comprendre vos résultats.

Suivi des marges

Suivre vos ventes, c’est bien. Mais suivre vos marges, c’est encore mieux. Le niveau supérieur (par rapport au paragraphe précédent), c’est l’agrégation des ventes avec les coûts correspondants. C’est ainsi que vous pouvez connaître vos marges par produit, client, secteur ou commercial.

Power BI se connecte à votre comptabilité et à votre logiciel commercial afin de calculer vos marges en temps réel. C’est un des usages les plus incontournables en contrôle de gestion.

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Avec Power BI, les possibilités de créer des outils de pilotage sur-mesure sont infinies. Chaque entreprise est unique et nécessite des outils de contrôle de gestion qui lui sont propres. C’est pour cela que Power BI est l’outil incontournable pour le pilotage des performances de votre business.

Stalx, c’est l’histoire d’un contrôleur de gestion qui s’est spécialisé dans la data et la BI. Cette double compétence nous permet de créer des outils de business intelligence sur-mesure pour chaque PME. Pour en savoir plus sur nos services, consultez notre page développement Power BI ou réservez directement un rendez-vous avec un de nos experts.